二次面接が終わったあと、選考先の担当者から「次に進む前にリファレンスチェックをお願いします」と言われることがあります。職場にまだ何も伝えていない公務員がいちばん困るのは、この場面だと思います。
私は市役所に15年以上勤め、保険年金課、総務部総務課、教育委員会総務課と異動してきました。10月に転職活動を始め、上司へ退職の意思を伝えたのは翌年3月の上旬です。
その約5ヶ月、職場の誰にも話さずに選考を受けていました。リファレンスチェックそのものの体験談ではありませんが、職場に伝えずに進めた転職活動の時系列と、3部署を異動した経緯は、私の経験として書けます。
現職の直属上司に頼む必要があるかどうかは、企業の条件で決まります。前の部署の上司や元同僚を推薦者にできる場合もあるので、断る前に推薦者の変更と時期の調整を相談するのが先です。
リファレンスチェックは同意内容と照会先から確かめる
リファレンスチェックは、一般に本人の同意を得てから行われます。だから最初にやることは、同意する前に「誰に・何を・どの方法で」聞くのかを確かめることです。
現職の上司が照会先に入っているのか、質問はどこまでなのか、回答は電話なのか書面なのか。この3つが分かれば、受けるか断るかを決める前に相談できる材料がそろいます。
ただし、同意の手続きを踏んでも、推薦者や庁内から話が広がるリスクまで消えるわけではありません。その前提で動くほうが、あとで慌てずに済みます。
現職の上司への連絡が含まれるかを先に確かめる
同意の前に現職へ連絡することがあるかどうかは、応募先に直接確かめます。企業があなたの報告状況まで把握しているとは限らないので、職場にはまだ伝えていないことと、現職への連絡は控えてほしいことをはっきり伝えます。
確かめたいのは、企業が指定する推薦者の条件です。「直近の上司」と指定されれば現職の上司が対象になり、「一緒に働いたことのある上司か同僚」であれば前の部署の人も入ります。
推薦者の条件を知らないまま同意書にサインしないことが、職場に伝わるのを防ぐ最初の一手になります。
同意書に書かれた照会先と質問の範囲を読む
法律の面では、個人情報保護法が、本人の同意なく個人データを第三者に提供することを原則として制限しています。職業安定法も、求人をする企業に対し、応募者の個人情報は業務に必要な範囲で、何に使うかを明らかにして集めるよう定めています。
とはいえ、条文だけでは今回の照会の中身は分かりません。企業が求める照会の範囲を同意書や案内メールで読み、曖昧な項目は担当者に説明を求めて、何に同意するのかを理解してから判断します。
同意の前に確かめたい項目は、次のとおりです。
- 照会先：誰に連絡がいくのか（現職の上司を含むか）
- 質問の範囲：仕事ぶりと人柄だけか、勤怠や経歴まで含むか
- 利用目的：選考の判断だけに使うのか
- 回答方法：電話・書面・Webのどれか
- 実施時期：最終面接の前か、内定の前後か
- 推薦者の変更：こちらから候補を出せるか
照会先と推薦者を変えられるかが分かれば、現職の上司への照会を避けられるかどうかを判断できます。ただし、別の推薦者を選んでも、その人から職場へ話が伝わる可能性は別に考えておきます。
同意しても職場へ話が漏れるリスクはゼロにならない
同意の手続きは、企業が勝手に照会しないための仕組みです。推薦者が周りに話してしまう、企業側の連絡に手違いがある、といった漏れ方までは防げません。
私は在職中、退職の意思が固まるまで職場の誰にも転職活動を話しませんでした。推薦者に依頼する場合は、その人から職場へ話が伝わる可能性も考えておきます。
活動全般で気をつけたことは、次の記事にまとめています。
（関連記事）転職活動が職場にバレるリスクと、バレないための具体策
（出典）e-Gov法令検索：個人情報の保護に関する法律（第27条）
前職調査との違いと推薦者が聞かれる内容を知る
リファレンスチェックは、一緒に働いた上司や同僚から、仕事ぶりや人柄を聞く手続きです。これに対して前職調査（バックグラウンドチェック）は、経歴や勤怠、過去の問題の有無を確かめることが中心になります。
名前は似ていても、聞く相手と目的が違います。企業によっては両方をまとめて行うこともあり、質問が重なる場合もあります。
案内に書かれた名称だけで判断せず、今回は何のために、誰に聞くのかを担当者に確かめると、準備する中身がはっきりします。
前職調査とリファレンスチェックの目的を比べる
2つの違いを表にすると、次のようになります。
| 項目 | リファレンスチェック | 前職調査（バックグラウンドチェック） |
|---|---|---|
| 確認の中心 | 一緒に働いた人から見た仕事ぶりと人柄 | 経歴・勤怠・過去の問題の有無 |
| 主な確認項目 | 担当業務、協調性、強みと弱み | 在籍期間、職歴の事実、勤務状況 |
| 企業に確かめること | 推薦者の条件と回答方法 | 何をどこまで確認するか、同意の範囲 |
公務員の場合、在籍期間や担当業務は、辞令や職務経歴書と照らし合わせやすい情報です。提出した職務経歴書と食い違わないよう、手元に控えを置いておくと、推薦者に伝える内容もそろえやすくなります。
推薦者が聞かれる仕事ぶりと人物像を押さえる
質問の中身は企業によって違います。
質問項目の例としては、在籍期間や担当業務、勤怠といった勤務の事実と、協調性やコミュニケーションといった人柄が考えられます。実績や強みと弱みといった仕事の力を聞かれることもあります。
推薦者に頼むときは、あなたがその人と一緒にした仕事を思い出してもらえるよう、担当した業務の時期と内容を短く伝えておくと答えやすくなります。
実施時期は最終面接の前後だけとは限らない
実施時期を最終面接の前後と決めつけず、案内が来たら「選考のどの段階で行うのか」「推薦者の回答期限はいつか」を応募先に確かめます。一次面接のあとや内定のあとに行う企業もあります。
職場へ伝える予定より前に現職の上司への照会が必要なら、推薦者か実施時期を変えられるかを相談します。
内定のあとに照会がある場合、承諾の期限にも関わってくるので、日程は早めに確かめておきたいところです。
市役所の異動歴をたどって推薦者の候補を探す
推薦者の候補は、現職の直属上司だけではありません。市役所は数年ごとの人事異動で上司が入れ替わるので、前の部署の上司、すでに退職した元上司、一緒に仕事をした元同僚と、声をかけられる人は意外に多くいます。
私も15年以上のあいだに3つの部署を経験しました。
ただし、企業がどの立場の人を推薦者として認めるかと、庁内のつながりで話が伝わる可能性の両方を見てから選ぶ必要があります。候補を挙げる前に、企業の条件を先に聞いておくのが順番です。
前の部署の上司や退職した元上司を候補に入れる
私は保険年金課から総務部総務課、教育委員会総務課へと異動しました。推薦者を探すときは、それぞれの部署で一緒に働いた上司を候補として考えます。
前の部署の上司は、今の職場の人間関係から一歩離れています。退職した元上司であれば、庁内の人事に関わる立場からも離れています。
どちらも、現職の上司よりは頼みやすい相手です。あなたの仕事ぶりを具体的に覚えているかを、最初の目安にするとよいと思います。
元同僚を推薦者にできるかは企業の条件で決まる
上司ではなく、一緒に業務を回した同僚を推薦者として認める企業もあります。元同僚を候補にしたいときは、一緒に働いた時期と業務上の関係を伝えて、条件を満たすかを確かめます。
ただ、「上司を1名含むこと」のように条件を付ける企業もあります。同僚で足りるかどうかは、推薦者の名前を挙げる前に担当者へ聞いておくのが確実です。
仕事を知る深さと庁内に伝わるリスクを比べる
候補が複数いるときは、あなたの仕事をどれだけ具体的に知っているかと、庁内に話が伝わりやすいかの2つで比べます。
| 候補 | 期待できること | 注意する点 | 依頼前に企業へ確かめること |
|---|---|---|---|
| 現職の直属上司 | 今の仕事ぶりを詳しく話せる | 依頼した時点で転職活動を伝えることになる | 現職の上司が必須かどうか |
| 前の部署の上司 | 一緒に働いた時期の仕事ぶりを話せる | 庁内でつながっていて話が伝わることがある | 過去の上司でも条件を満たすか |
| 退職した元上司 | 庁内の人事から離れている | 退職後も守秘義務があり答えられない質問がある | 退職者を推薦者にできるか |
| 元同僚 | 一緒に担当した業務を具体的に話せる | 上司を指定する企業では使えないことがある | 同僚を推薦者として認めるか |
この表は、安全な順番を示すものではありません。私が選ぶ立場なら、仕事を具体的に知っていて、今の職場から離れている人を最初に考えます。
推薦者になる公務員の守秘義務に配慮して頼む
推薦者が公務員の場合、あなたが照会に同意していても、その人が職務上知り得た秘密まで話せるわけではありません。地方公務員法の守秘義務は、職員が辞めたあとも続きます。
だから頼むときは、答えてもらう範囲を一緒に働いたときの仕事ぶりと人柄に絞り、答えにくい質問は無理に答えなくてよいと先に伝えておきます。
推薦者を困らせない頼み方をしておくと、引き受けてもらいやすくなり、途中で話がこじれるのも防げます。頼まれる側の立場で考えるのが近道です。
退職した元上司にも職務上の守秘義務は続く
地方公務員法第34条は、職員は職務上知り得た秘密を漏らしてはならず、その職を退いた後も同様だと定めています。国家公務員にも、国家公務員法で同じ趣旨の守秘義務があります。
退職した元上司だから何でも話せる、ということにはなりません。とくに保険年金課のように住民の個人情報を扱う部署では、担当した案件の中身を例に出して評価を語ることはできないと考えておくのが自然です。
答えてもらう範囲は一緒に働いたときの仕事ぶりに絞る
推薦者に話してもらいたいのは、あなたがどう仕事を進め、周りとどう関わっていたかです。住民や事業者の情報、庁内の非公開の協議に触れなくても、仕事の進め方や人柄は伝えられます。
依頼するときに伝えておきたいことは、次のとおりです。
- 職場にはまだ転職活動を伝えていないこと
- 照会の目的と、企業から届く質問のおおよその範囲
- 答えてほしいのは、一緒に働いた時期の仕事ぶりと人柄であること
- 秘密に触れる質問には答えなくてよいこと
- 引き受けるのが難しければ断ってかまわないこと
答えにくい質問には答えなくてよいと先に伝える
推薦者が迷うのは、質問に答えるべきか判断がつかないときです。「答えにくいものは答えなくて大丈夫です」と先に言っておくと、推薦者は自分の判断で線を引けます。
回答方法や質問の意図が分からないときは、推薦者から企業の担当者に聞いてもらいます。守秘義務に触れるか判断できない内容については、推薦者に、その場では答えず所属先の規程などを確かめてから対応してもらうのが安全です。
庁内の担当部署に確かめる方法もありますが、その確認で話が広がることもあるため、どこに聞くかは推薦者と相談して決めます。
リファレンスチェックを断る前に企業へ相談する
リファレンスチェックは断ることもできるとされていますが、断ったあとに選考を続けるかどうかは企業が決めます。いきなり断るより、推薦者の変更と実施時期の調整を先に相談するほうが、選考を続けられる道が残ります。
それでも実施が難しいときや、事実と違う評価をされないか不安なときは、その扱いを企業に確かめておきます。
断るか受けるかの二択で考えず、相談できる項目を先に並べてから決めると、選考の途中でも焦らずに判断できます。
推薦者の変更や実施時期の調整は相談してよい
現職に未報告なら、「現職にはまだ伝えていないので、以前の部署の上司にお願いできないか」と企業に相談します。職場に未報告であることを先に伝えておけば、企業も事情を踏まえて推薦者の条件を検討できます。
状況ごとの相談の仕方をまとめると、次のとおりです。
| 状況 | 企業に相談すること |
|---|---|
| 現職の上司に頼めない | 前の部署の上司や元同僚で代えられるか |
| 実施時期が職場の予定と重なる | 回答の期限をずらせるか、Web回答にできるか |
| 推薦者を確保できない | 人数や立場の条件を緩められるか、ほかの確認方法があるか |
| 事実と違う評価が心配 | 評価に疑問が出たときに説明の機会があるか |
断った場合に選考を続けるかは企業が判断する
相談しても調整がつかず断る場合は、理由を添えて伝えます。「現職に未報告で、今の時点では照会先を用意できない」という事情なら、理由として筋が通っています。
断った場合に選考を続けられるかは、応募先に確かめるしかありません。「照会を受けられない場合も、選考を続けていただけますか」と聞き、照会が選考の必須条件なのか、別の確認方法で代えられるのかを尋ねます。
断っても選考が続く保証はないので、相談を尽くしてから決めるのが順番です。
評価に不安があるときは事実の確認を相談する
推薦者から事実と違う評価が伝わらないか、心配になる人もいると思います。評価の中身を本人に知らせるかどうかは企業によって違い、説明の機会が必ずもらえるわけではありません。
不安があるなら、照会の前に「評価に疑問が出た場合は説明させてほしい」と伝えておくのが現実的です。照会の結果を内定の扱いにどう反映する予定かも、担当者か転職エージェントに確かめておきます。
ただ、企業の説明だけで内定取消しが認められるかまで決まるわけではありません。実際に取消しを告げられたときは理由を確かめ、労働相談の窓口や弁護士に相談してください。
職場に伝える前の照会は活動の時系列で考える
職場に伝える前に照会を求められたら、照会の予定と職場へ伝える予定を別々に立て、未報告であることを企業に伝えて推薦者と時期を調整します。
自治体の事情や希望する日程を伝えて、対応できるかを尋ねるのはかまいません。ただ、企業が合わせてくれる前提で、選考の前倒しを求めるのは避けます。
私の場合、10月に活動を始めてから翌年3月上旬に上司へ伝えるまで、職場が知らない期間が約5ヶ月ありました。この時系列は照会の時期を示すものではなく、未報告のまま選考を進める期間の予定を整理するための参考例です。
私の活動開始から職場への意思表示までの流れ
私の転職活動は、次の順で進みました。
| 時期 | 出来事 |
|---|---|
| 10月 | 求人サイトに登録し、応募を始める |
| 翌年1月 | 職務経歴書を全面的に書き直す |
| 翌年2月 | 年休で日程を調整しながら、複数社の選考を並行して受ける |
| 翌年3月 | 1社から内定を得る。上旬に上司へ退職の意思を伝える |
| 5月末 | 退職し、翌日から転職先に入社する |
5月末に辞めたのは、転職先の入社時期に合わせたためです。前半は書類がほとんど通らず、書類選考の通過率は2割程度でした。
月ごとに何をしていたかと、通過率を上げるまでの経緯は、次の記事に表で残しています。
（関連記事）私の活動記録｜10月開始から3月内定まで
表のとおり、私の場合は職場が知らない期間のほとんどが選考の真っ最中でした。活動期間や照会の時期は人によって違うので、この長さを目安にせず、自分の選考日程と職場へ伝えたい時期を並べて見ます。
未報告の段階で照会を求められたときの整理
職場に伝えていない段階で照会を求められたら、まず自分の予定を2本に分けて書き出します。1本は選考の予定、もう1本は職場へ伝える予定です。
選考の予定には、照会の期限と推薦者の条件を入れます。職場へ伝える予定は、内定が出て条件を確かめたあとに置くのが基本です。
照会への同意と、職場への退職の意思表示は別のものです。ただし、現職の直属上司が推薦者として必須なら、依頼した時点でその上司には転職活動を伝えることになります。
まだ伝えられない段階なら、同意する前に推薦者か実施時期の変更を相談し、調整がつかなければ照会を受けるかどうかを判断します。職場へ伝える時期と伝え方は、別の記事にまとめています。
（関連記事）退職の意思表示：タイミングと伝え方の基本
自治体の日程は伝えて対応できるかを確かめる
市役所には、年度末の人事異動や内示の時期があります。内示が出る前に結論を出したいといった事情があれば、それを企業に伝え、日程の対応ができるかを聞くのはかまいません。
ただ、企業はほかの候補者の選考も並行して進めています。企業がこちらの人事日程に合わせてくれる前提で、選考を急がせる頼み方はしないほうが、担当者との関係を保てます。
日程を相談するときは、希望する期限とその理由を伝え、対応できるかを尋ねます。前倒しが難しいと言われたら、企業が示す日程の中で動ける方法を考え直します。
企業と推薦者への依頼文を整えて照会を進める
企業には未報告の事情と変えたい条件を、推薦者には照会の目的と答えてほしい範囲を、具体的な言葉で伝えます。
遠回しに書くと、企業は現職の上司に連絡してよいと受け取り、推薦者はどこまで話してよいか迷います。エージェント経由で応募しているなら、推薦者の調整は担当者に相談できます。
どの経路でも、推薦者の了解を取ってから企業に連絡先を渡す順番は変わりません。ここで紹介する手順と例文は、私が実際に使ったものではなく、この記事での提案です。
企業には未報告の事情と希望する調整を伝える
企業への相談は、事情、希望、確かめたいことの順で書くと伝わりやすくなります。
現職には、転職活動をまだ伝えていません。現職の直属上司に代えて、以前の部署で一緒に働いた上司にお願いすることは可能でしょうか。推薦者の条件と回答の期限を教えていただけますと助かります。
返事が「現職の上司が必須」だったときは、実施時期を内定の後ろにずらせるかを続けて聞きます。
推薦者には回答範囲を伝え、終わったらお礼をする
推薦者への依頼は、電話で、または直接会って伝え、要点をメールでも残しておくと行き違いが減ります。
転職先の選考で、一緒に働いた方から仕事ぶりについてお話を伺いたいと言われています。守秘義務に触れない範囲で、ご協力をお願いできますでしょうか。答えにくい質問は無理にお答えいただかなくて大丈夫です。職場にはまだ伝えていないため、このお話はほかの方にはお控えいただけると助かります。
照会が終わったら、結果が出る前でもお礼を伝えます。選考の結果が出たら改めて短く報告すると、相手にとっても区切りがつきます。
エージェント経由なら推薦者の調整を相談する
転職エージェント経由で応募している場合は、推薦者の条件や時期の相談を担当者に任せられることがあります。私は市役所在職中の転職活動で、リクルートエージェントに登録していました。
これから登録するなら、初回面談の段階で「リファレンスチェックがある企業のとき、推薦者の調整を相談できるか」を聞いておくと安心です。
（関連記事）初回面談で確認したいこと
照会を進める順番は、次のとおりです。
- 企業に照会先と推薦者の条件を確かめる
- 条件に合う候補を異動歴から選ぶ
- 推薦者の了解と、答えてほしい範囲を確かめる
- 企業に推薦者の連絡先を渡す
- 照会が終わったらお礼を伝える
まとめ：企業の条件を確かめて推薦者と時期を決める
公務員がリファレンスチェックを求められたら、最初にやることは企業に照会先と推薦者の条件を確かめることです。現職の上司に頼まなければならないと思い込む前に、前の部署の上司や元同僚まで候補を広げ、推薦者の守秘義務に配慮した頼み方をします。
断るかどうかを決めるのは、推薦者の変更と時期の調整を相談したあとでも遅くありません。市役所は異動で上司が入れ替わる職場なので、頼める人は思っているより多いと私は考えています。
最初に企業へ照会先と推薦者の条件を問い合わせる
照会の案内が届いたら、同意書にサインする前に、照会先に現職の上司が含まれるかと、推薦者を自分で選べるかを聞きます。この2つの答えで、次の動き方が決まります。
推薦者の了解を取ってから連絡先を企業に渡す
企業に名前と連絡先を伝えるのは、推薦者が引き受けてくれて、答える範囲も共有できてからにします。先に連絡先を渡すと、推薦者が何も知らないまま企業から電話を受けることになります。
私は市役所に15年以上勤め、職場に伝えないまま約5ヶ月の転職活動を続けて、2022年5月に35歳で退職しました。この記事は、その時系列と3部署を異動した経験、法令の条文をもとに、照会への備え方を整理したものです。
照会の進め方で迷うことがあれば、お問い合わせページからご連絡ください。個別の法律相談にはお答えできないため、選考の扱いは応募先の企業や転職エージェントにご確認をお願いします。
