内定が出てほっとしたのもつかの間、転職先から届く入社書類の案内には「退職証明書」「離職票」「雇用保険被保険者証」と、市役所ではあまり聞かない書類名が並びます。公務員には出ない書類も混ざっているので、案内をそのまま読むと手が止まりやすいところです。
私自身は市役所を5月末に辞め、翌月1日から民間企業で働き始めました。その経験と、保険年金課で国民健康保険の加入・喪失を担当した立場から、退職証明書の頼み方と、転職先や窓口への出し方を順番に書きます。
公務員でも退職証明書は発行される？根拠と記載項目
公務員でも退職証明書は発行されます。地方公務員には労働基準法第22条が適用されるため、退職した人が請求すれば、勤めていた自治体は遅滞なく交付しなければなりません。
その場合に書かれるのは使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職の事由の5項目で、請求しなかったものは書かれません。国家公務員は労働基準法の対象外で、証明を出すかどうかや様式は各府省の運用で決まっているため、所属していた府省の人事担当に聞くのが確実です。
転職先が求める目的は、主に在籍期間と退職日の確認です。
退職証明書とは？記載される5項目と様式
退職証明書は、勤めていた職場が「この人はいつからいつまで在籍し、いつ退職したか」を証明する書類です。地方公務員に適用される労働基準法第22条は、証明の対象になる項目を次の5つに限っています。
| 項目 | 書かれる内容の例 | 請求するときの考え方 |
|---|---|---|
| 使用期間 | 採用年月日と退職年月日 | 在籍の確認に使われるので入れておく |
| 業務の種類 | 一般事務など担当した業務 | 転職先の指定があれば入れる |
| その事業における地位 | 主事・主任などの職 | 転職先の指定があれば入れる |
| 賃金 | 退職時の給料月額など | 求められていなければ外せる |
| 退職の事由 | 自己都合による退職など | 求められていなければ外せる |
様式は法律で決まっていないので、自治体や府省ごとに違います。請求のしかたも所属によって異なり、大阪市では「各種証明願」を郵送して請求します。
地方公務員は労働基準法22条で請求できる
地方公務員に労働基準法がどこまで適用されるかは、地方公務員法第58条第3項が決めています。この条文は適用しない規定を1つずつ列挙していますが、その中に第22条は入っていません。
つまり、地方公務員が退職したときに証明書を請求すれば、自治体には交付する義務があります。市役所・県庁・教育委員会のどこに勤めていても、この点は同じです。
国家公務員は労基法の対象外で各府省の運用次第
国家公務員の一般職は、国家公務員法の附則で労働基準法そのものが適用されません。そのため、第22条を根拠に「交付しなければならない」とは言えない立場です。
ただ、各府省が運用として、在職証明書や履歴証明書などの名前で退職した職員の在籍を証明している場合があります。
まず所属していた府省の人事担当に、転職先へ出す証明が欲しいと伝えるところから始めます。
転職先が退職証明書を求める理由は在籍確認
転職先が退職証明書を求める一番の目的は、応募書類に書いた在籍期間と退職日が本当かを確かめることです。前の職場を辞めた日と入社日が重なっていないかも、社会保険の手続きの前に見ておきたい点になります。
提出を求めない会社もあるので、入社書類の案内に書かれているかをまず見ます。入社日までに届かない場合も、先に事情を伝えておけば提出時期を相談できます。
民間から転職する人にも同じ書類が求められるので、公務員だけが特別に疑われているわけでもありません。書類名に戸惑っても、中身は「辞めた日の証明」だと考えると落ち着いて動けます。
（出典）e-Gov法令検索：地方公務員法
（出典）e-Gov法令検索：労働基準法
公務員に離職票がない理由と退職票との違い
転職先から「離職票を出してください」と言われて戸惑ったなら、慌てる必要はありません。常勤の公務員はもともと雇用保険の対象外なので、離職票は発行されないのが普通です。
代わりに公務員には退職手当の制度があり、退職後に失業状態が続く人は、退職時の所属から受け取る「退職票」を使ってハローワークで手続きします。一方の退職証明書は、転職先や健康保険の手続きで退職した事実を示す書類で、退職票とは使い道が違います。
3つの名前がよく似ているので、発行元と用途で見分けておくと取り違えずに済みます。
離職票が出ないのは雇用保険の適用除外だから
雇用保険法第6条は、国や都道府県、市町村に雇われる人のうち、辞めたときに受ける退職手当などの給付が失業給付の内容を上回る人を適用の対象から外しています。常勤の公務員は退職手当の制度があるので、原則としてこの適用除外に当たります。
雇用保険に入っていないので、民間の会社を辞めたときに出る離職票も出ません。「離職票がない」のは手続きの漏れではなく、制度の仕組みによるものです。
ただし、会計年度任用職員など非常勤の職員は雇用保険に加入している場合があり、そのときは扱いが変わります。
同じ理由で、雇用保険被保険者証も手元にないことがあります。公務員になる前に民間で働いていた人は番号が残っている場合もあるので、経歴ごとの確かめ方は別記事にまとめています。
（関連記事）経歴別に対処を3ケースへ分ける
退職票は失業者の退職手当のための別書類
退職票は、退職手当の制度の中で「失業者の退職手当」を受けるための書類です。国家公務員の場合は、退職時の所属庁から退職票の交付を受け、ハローワークで求職の申込みをして失業の認定を受ける流れです。
地方公務員は、自治体ごとの退職手当条例で同じ趣旨の給付が定められています。手順や届く時期は所属によって違うので、退職前に人事担当へ「退職票はいつ、どう受け取るか」を確認しておくと安心です。
所属によっては退職票を別の名前で呼ぶこともあるので、失業者の退職手当に使う書類かどうかは名前ではなく用途で確かめます。
私は退職日の翌日に入社していて、失業者の退職手当は受けていません。申請の要件や手順は、制度を調べた別記事に詳しく書いています。
（関連記事）失業者の退職手当の申請手続き
退職証明書・離職票・退職票の3つを比較表で整理
名前が似ている3つの書類は、誰が出すかと何に使うかで分けると混同しません。
| 書類 | 出すところ | 主な使い道 | 常勤の公務員の場合 |
|---|---|---|---|
| 退職証明書 | 勤めていた自治体・府省 | 転職先への提出、国民健康保険や扶養の手続き | 請求すれば受け取れる（国家公務員は運用による） |
| 離職票 | ハローワーク（会社の手続きを経て交付） | 雇用保険の失業給付の申請 | 雇用保険の対象外なので出ない |
| 退職票 | 退職時の所属 | 失業者の退職手当の申請 | 失業状態が続く人が申請に使う |
転職先が離職票で確かめたいのは、多くの場合「退職したこと」とその日付です。離職票を求められたら、提出の目的を確かめたうえで、退職証明書で代わりにできるかを転職先に相談します。
用途別に何を出す？退職証明書と代わりの書類の逆引き
退職証明書と、共済組合を抜けた日を示す資格喪失証明書、どちらを出せばよいか迷っていませんか。何を出すかは、書類の名前ではなく提出先と用途から決めると迷いません。
転職先の入社手続きには退職証明書、国民健康保険や家族の扶養には退職日が分かる資格喪失証明書か退職証明書、失業者の退職手当には退職票を用意するのが基本です。大阪市は退職した職員向けに、退職証明や在職期間の証明、源泉徴収票、共済組合の資格喪失証明書などをまとめて郵送で請求できるようにしています。
用途と提出先ごとに出す書類を一覧で確かめる
用途と提出先を先に決めると、請求する書類はおおむね次のように絞れます。
| 用途 | 提出先 | まず確かめたい書類 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 転職先の入社手続き | 転職先の人事 | 退職証明書（指定された書類） | 辞令の写しで足りるかは転職先に確認する |
| 国民健康保険の加入 | 住んでいる市区町村 | 共済組合の資格喪失証明書、退職証明書 | 受け付ける書類は市区町村に確認する |
| 家族の扶養に入る | 家族の勤務先の健康保険 | 資格喪失証明書、退職証明書 | 離職票を求められたら公務員だった期間の分は出ないと伝える |
| 失業者の退職手当 | ハローワーク | 退職票 | 退職証明書では代わりにならない |
| 転職先での年末調整 | 転職先の人事 | 源泉徴収票 | 退職証明書では代わりにならない |
転職先の入社手続きで求められる書類の組み合わせ
入社手続きでよく並ぶのは、退職証明書、基礎年金番号が分かる書類、前の職場の源泉徴収票、雇用保険被保険者証です。このうち雇用保険被保険者証は、公務員の経歴しかない人には出ていないことがあります。
転職先が書類名を指定しているなら、その書類を出すのが基本です。退職辞令の写しなど別の書類で足りるかは、自分で判断せず転職先に確認します。
国民健康保険に入るとき窓口が確かめる書類
退職日の翌日から次の健康保険に入るまで空きがあり、任意継続や家族の扶養を使わない人は、住んでいる市区町村で国民健康保険に加入します。届出は退職日の翌日から14日以内が原則で、同じ時期に国民年金の手続きも必要です。
保険年金課で加入・喪失の手続きを担当していた立場から言うと、国民健康保険の加入の窓口で確かめるのは、前の保険をいつ抜けたかという日付です。共済組合の資格喪失証明書か退職証明書か、その日付が分かる書類を求められます。
どちらで受け付けるかは自治体によるので、事前に市区町村へ確認します。任意継続や扶養を含めて、空白期間の保険の選び方は別記事で比べています。
（関連記事）退職〜入社の空白期間の対処
家族の扶養に入るときに求められる証明
退職後に配偶者の健康保険の扶養に入るなら、提出する書類は相手の勤務先が加入する健康保険が決めます。資格喪失証明書や退職証明書を求められることが多く、民間の書類名で「離職票」と書かれていることもあります。
そのときは、公務員だった期間の離職票は出ないことを伝え、代わりに出せる書類を聞きます。もう1つ見落としやすいのが、自分の共済組合の扶養に入っていた子どもなどの家族も、退職と同時に資格を失う点です。
家族の分も含めた資格喪失の証明が要る場面があり、大阪市ではこの証明書を「大阪市職員共済組合員及び被扶養者の資格喪失証明書」と呼んでいます。家族の保険の移し方は、扶養の切り替えをまとめた別記事で確認できます。
（関連記事）家族扶養の切替
空白期間の有無で必要書類が変わる｜私の場合
私は2022年5月末に市役所を退職し、翌月1日に民間企業へ入社しました。空白が1日もなかったので、国民健康保険や国民年金第1号への切り替えは必要なく、健康保険は共済から入社先の保険へそのまま移っています。
空白期間がない人は、基本的に転職先が指定する書類を揃え、扶養家族がいれば入社先で届出をすれば足ります。逆に退職日と入社日のあいだに1日でも空きがあると、健康保険と国民年金の手続きが加わり、退職日を示す書類が複数の窓口で要るようになります。
自分がどちらに当たるかを先に決めると、請求する書類の数が決まります。
空白0日なら国保・国民年金の手続きは不要だった
私が5月という年度途中に辞めたのは、転職先の入社時期に合わせたためです。空白が0日だったので、任意継続と国民健康保険の保険料を比べる機会もありませんでした。
年度途中の5月に辞めると決めた経緯や、職場に伝えてから最終日までの流れは別記事に書いています。
（関連記事）私が2022年5月に市役所を辞めた実体験
空白があるなら資格喪失証明書と退職証明書を揃える
退職日と入社日のあいだが空く人は、転職先に出す書類とは別に、健康保険の手続き用の書類が要ります。空白の有無と家族の状況で揃える書類を分けると、次のようになります。
- 空白がない人：転職先が指定する書類（退職証明書、源泉徴収票など）を揃え、扶養家族がいれば入社先で被扶養者の届出をする
- 空白がある人：転職先の書類に加えて、国民健康保険への加入や任意継続、家族の扶養の手続きに使う資格喪失証明書や退職証明書を揃える
- 家族を扶養している人：空白があるなら、家族の分の資格喪失の証明が要る場合があるので提出先に確かめる
空白が数日だけでも、その期間の健康保険の手続きは必要です。資格喪失証明書は共済組合が出す書類なので、所属の共済担当にも発行時期を聞き、退職前に頼んでおくと窓口の期限に間に合わせやすくなります。
退職辞令で足りる場面と源泉徴収票が要る理由
退職辞令は、任命権者が退職を発令した書類です。退職の事実と日付が書かれているので、転職先によっては在籍確認に辞令の写しを受け付けてくれることがあります。
ただし、年末調整に使う源泉徴収票だけは別です。年の途中で入社すると、転職先は年末調整で前の職場の給与を合算するため、前の職場が出す源泉徴収票が必要です。
退職証明書や辞令の写しは、この役目を果たせません。書類ごとに証明できることが違うと知っておけば、「どれか1枚あれば済む」という思い込みを避けられます。
辞令に何が書かれているか、いつどう受け取るかは、退職辞令の記事で整理しています。
（関連記事）退職辞令の文面はどう読む？徳島市の規程を例に
退職証明書はいつ・どこに請求する？期限と所要日数
退職証明書は、退職前に人事担当へ発行を頼み、退職後に受け取る流れにすると、入社手続きの期限に間に合わせやすくなります。窓口は元の職場の人事課や職員課が中心で、教育委員会に勤めていた人はその人事担当が受け付けることもあります。
大阪市の例では、退職した職員の証明は郵送だけで受け付け、受付後2週間程度、繁忙期は3週間以上かかると案内されていて、手数料は無料です。請求するときは、転職先が必要とする項目だけを指定できます。
地方公務員の請求権は退職から2年で時効になるとされ、国家公務員は所属していた府省の運用に従います。
請求先は人事課か職員課｜退職前に依頼しておく
退職の意思は所属課の上司に伝えますが、証明書の請求は、その申し出とは別に人事担当へ頼む手続きです。上司に話したから証明書も用意されるとは考えず、自分で人事課や職員課に依頼します。
退職日より前に頼むと「退職予定」の証明になることがあるので、退職日付の証明が欲しいなら、いつ発行できるかを人事担当に確認します。請求の前に、次の点を手元にまとめておくと二度手間を防げます。
- 転職先が指定している書類名と項目（使用期間だけか、業務の種類も要るか）
- 使い道（転職先への提出、国民健康保険の加入など）
- 必要な部数と、転職先の提出期限
- 受け取り方法（手渡しか郵送か、郵送なら返信用封筒の有無）
- 退職後に請求する場合の申請書の様式と送り先
郵送だと受付後2週間程度かかる｜大阪市の例
退職した後に請求すると、郵送でのやり取りになることがあります。大阪市は退職した職員の証明を郵便で受け付け、対面での申請や交付はしていないと案内しています。
発行までの日数は、不備がなければ受付後2週間程度、繁忙期は3週間以上かかることがあるとされています。手数料が無料なのはありがたい点ですが、転職先の提出期限が近い人には短い日数ではありません。
同封する書類や様式は自治体ごとに違います。退職後に請求するつもりなら、元の職場のホームページで「退職者 証明書」と探すか、人事担当に送り先を聞いておきます。
書いてほしくない項目は請求時に指定して外せる
労働基準法第22条第3項は、本人が請求しない事項を証明書に書いてはならないと定めています。退職の事由や賃金を転職先に見せる必要がないなら、請求するときに外してほしいと伝えられます。
たとえば転職先が在籍期間の確認だけを求めているなら、使用期間だけを書いてもらえば足ります。業務の種類や地位まで求められているなら、その項目も忘れずに指定します。
注意したいのは、外した項目は証明書に載らないことです。転職先が指定した項目を先に確認してから、必要なものを漏らさず請求すると、出し直しを避けられます。
請求権の時効は退職後2年｜国家公務員は運用
労働基準法第115条により、退職証明書を請求する権利は2年で時効になるとされています。地方公務員法の適用除外にこの条文は含まれないので、地方公務員にも同じ期間が当てはまります。
退職から2年を過ぎている場合は、発行に応じてもらえるかを元の職場に確認します。
国家公務員は労働基準法の対象外なので、何年前まで証明を出すかは府省の運用次第です。転職を重ねると過去の在籍を改めて聞かれることもあるので、受け取った証明書は写しを1通手元に残しておくと役立ちます。
（出典）大阪市：各種証明書の取り寄せ方法について【大阪市職員を退職した方対象（教員・講師等を除く）】
（出典）e-Gov法令検索：労働基準法
退職後に忘れがちな確定申告やiDeCo、証明書の扱いは、退職手続きをまとめた別記事にも書いています。
（関連記事）公務員の退職後に忘れがちな確定申告とiDeCo・証明書
転職先に「離職票を出して」と言われたときの伝え方
入社書類の案内に「離職票」とあったら、まずは転職先の人事担当に1通メールを送ります。
転職先の人事は、民間の書類名で案内してくることがあります。「公務員は雇用保険の対象外で離職票は出ないため、退職証明書で対応できないか」と先に相談しておくと、書類を出し直す手間を減らせます。
伝えるのは、離職票が出ない理由、代わりに出せる書類、いつ出せるかの3点です。退職証明書が入社日までに届かないときは、辞令の写しなど今出せるものを先に送ってよいか確認し、後日差し替える段取りを相手と決めておきます。
まず人事に公務員は雇用保険の対象外と伝える
転職先の書類一覧は、民間の会社から来る人を前提に作られていることがあります。公務員からの転職者に慣れていない会社もあるので、こちらから事情を先に伝えるほうが話が早く進みます。
伝える内容は、次の3つに絞ると相手も判断しやすくなります。
- 公務員だった期間は雇用保険に入っていないので、その分の離職票と雇用保険被保険者証が出ないこと（民間での勤務歴があれば、被保険者番号の有無もあわせて伝える）
- 代わりに退職証明書（または指定された別の証明）で対応できるか確かめたいこと
- 退職証明書を出せる見込みの日付
離職票と雇用保険被保険者証をまとめて説明しておくと、同じやり取りを2回せずに済みます。被保険者証についての伝え方は、文例つきで別記事にまとめています。
（関連記事）転職先の会社への伝え方と文例
代わりに出せる書類を添えたメール文例
そのまま使える形にすると、次のような文面になります。日付や書類名、所属（市役所・県庁など）は、自分の状況に合わせて書き換えてください。
件名：入社書類（離職票）についてのご相談
人事ご担当者様
入社書類のご案内をありがとうございます。離職票について1点ご相談させてください。前職は市役所の職員で雇用保険に加入していなかったため、前職分の離職票と雇用保険被保険者証は発行されません。
現在、前職の人事担当へ退職証明書（在籍期間と退職日を記載）の発行を依頼しています。こちらを離職票の代わりとしていただけますでしょうか。〇月〇日ごろに届く見込みのため、届き次第お送りします。
必要でしたら、退職辞令の写しを先にお送りすることもできます。ほかに必要な書類があれば、ご指示いただけますと幸いです。
入社前には、書類のやり取りと並行して労働条件の最終確認も進みます。内定通知や契約書との違いは、労働条件通知書を扱った記事で整理しています。
（関連記事）求人票・内定通知・契約書の役割を分ける
退職証明書が間に合わない・もらえないときの対処
入社日までに退職証明書が届かないときは、請求済みであることと届く見込みの日を転職先へ伝えます。そのうえで、辞令の写しなど手元にある書類を先に出してよいか聞き、証明書が届いたら差し替えます。
地方公務員で証明書の発行を断られたときは、労働基準法第22条で交付が義務づけられていることを伝え、改めて人事担当に依頼します。
国家公務員は労働基準法第22条による交付義務の対象外です。在職期間の証明など出してもらえる書類がないかを人事担当に相談し、その書類で足りるかを転職先と話し合います。
まとめ｜公務員の退職証明書は人事課へ早めに請求
公務員でも退職証明書は出ます。地方公務員は労働基準法第22条が根拠になり、国家公務員は各府省の運用に従います。
公務員として雇用保険に加入していなかった期間の離職票は出ないので、そのことと代わりに出せる書類を転職先の人事担当へ早めに伝えます。請求先は元の職場の人事課や職員課で、退職前に発行時期を聞いておきます。
郵送の場合、大阪市の例では受付後2週間程度、繁忙期は3週間以上かかります。空白がなければ転職先の書類で足り、空白があれば健康保険の手続き用の書類も揃えます。
今日やること3つ｜請求先の確認と転職先への一報
内定が出て退職日が決まったら、次の3つを先に済ませておくと入社直前に慌てません。
- 転職先の人事に離職票が出ない事情を伝え、退職証明書で代わりにできるか、必要な記載項目と提出期限を確かめる
- 元の職場の人事課や職員課に必要な項目を伝えて発行時期と請求のしかたを聞き、提出の予定日を転職先へ知らせる
- 退職日と入社日のあいだに空白があるかを確かめ、健康保険の手続き用の書類が要るかを決める
退職日をまだ調整できる段階なら、入社日とつなげておくのが書類の準備で一番効くと今は考えています。
退職手続き全体の流れは時系列チェックリストで
退職証明書は、退職前後に揃える書類の1つにすぎません。退職届の出し方、共済組合員証の返納、住民税や年金の切り替えまで含めた全体の順番は、時系列のチェックリストにまとめています。
（関連記事）公務員の退職手続きの全体像と時系列チェックリスト
退職の時期や転職の進め方で迷っていることがあれば、お問い合わせページからお気軽にご連絡ください。
※この記事は一般的な制度の説明と私の経験をもとにしています。証明書の名前・様式・発行までの日数は自治体や府省によって違うため、実際の手続きは所属していた職場の人事担当や、提出先の窓口で確認してください。
