市役所を辞める意思を上司へ伝えたのは、3月の上旬でした。実際に職員でなくなったのは、その年の5月末です。その約3か月をとおして強く思ったのは、退職の書類は自分の判断で書き始めるものではなく、所属先が指定する様式と提出期限を確かめてから書くものだ、ということです。
公務員の場合、民間企業向けの見本をそのまま写すと、表題も宛名も出す相手も食い違うことがあります。庁内に決まった用紙があるのに、白紙の便箋で書いてしまう人もいます。
ここから先は、書類の選び方、日付の決め方、記入と封筒、提出後の確認、受け取ってもらえないときの対処まで、私が「先に知っておけばよかった」と思った順番に並べます。
公務員の退職届は所属先が指定する書類を選ぶ
退職願と退職届のどちらを出すのかは、名称の意味ではなく、あなたの所属先が何を指定しているかで決まります。庁内の様式集に用紙が用意されていることもあれば、表題から自分で書くこともあります。自治体や機関ごとに扱いが違うので、一般的な呼び分けを覚えても、それだけでは書き始められません。
まず確かめるのは、指定様式の有無、宛名、提出する相手、提出期限、そして記入する退職希望日の5つです。この5つが決まれば、確認した内容に沿って記入を進められます。順番を逆にして先に文面を完成させると、所属先の指定に合わせた書き直しが必要になることがあります。
退職願と退職届の違いを名称だけで判断しない
一般的な呼び分けとしては、退職願は「辞めさせてほしい」と願い出る書類、退職届は「辞めます」と届け出る書類だと説明されます。民間企業の解説記事では、この2つを提出の段階で使い分ける形で紹介されていることが多いです。
ただ、この呼び分けだけで、承認が必要かどうかや、あとで撤回できるかどうかが決まるわけではありません。公務員の場合、手続きの進み方は所属先の規程と運用で決まります。
あなたが表題に何と書くかは、指定様式か人事担当の案内で確認してください。名称の一般論よりも、そちらが優先します。
辞表と辞職願の使い分けは所属先の規程に従う
「公務員は辞表を出すのではないか」と考える人もいます。辞表という言葉は、大臣や会社役員など、任期や職位のある立場の人が辞める場面で使われることがあります。ただ、辞表を使うかどうかは、任期や役職の有無だけで判断できるものではありません。
制度上の言葉としては「辞職」があります。国家公務員については、人事院規則で辞職が「職員がその意により退職すること」と定義されています。ですが、制度上の言葉と、書類に記す表題は別のものです。「公務員は全国どこでも辞職願が正式」と決めつけず、自分の所属先の様式で確かめてください。
| 名称 | 一般的な使われ方 | 所属先へ確認すること |
|---|---|---|
| 退職願 | 退職を願い出る書類として案内される | 庁内の指定様式がこの表題かどうか |
| 退職届 | 退職の意思を届け出る書類として案内される | 退職願とは別に提出を求められるか |
| 辞表 | 任期や職位のある立場の人が辞める場面で使われる | 職員の様式として使う指定があるか |
| 辞職願 | 制度上の「辞職」に合わせた表題として使われる | 案内されている表題と一致するか |
撤回できるかどうかを、この名称の違いで判断しないようにしてください。撤回については後半で整理します。
書き始める前に必要な5項目を人事へ確認する
庁内に様式がある場合は、それを先に入手するのが早道です。一般公開されているテンプレートを完成させてから聞くと、作り直しになります。
聞く相手は、直属の上司か、人事担当の部署です。次の5つをまとめて確認すると、一度のやりとりで済みます。
- 指定様式の有無と、ある場合の入手先を聞きます。
- 宛名に記す役職と氏名を聞きます。
- 書類を渡す相手と、経由する部署を聞きます。
- 提出期限と、その根拠になっている規程を聞きます。
- 記入する退職希望日と、調整が必要かどうかを聞きます。
このうち4番と5番は、次の章で扱う日付の話につながります。1番から3番は、書式と提出先の話です。
退職届を書く前に退職日と提出期限を確かめる
日付欄を埋める前に、退職希望日と提出期限の2つを確認してください。この順番で進めると、日付の取り違えによる書き直しを防ぎやすくなります。希望日を挙げ、条件と期限を確かめ、所属先と調整し、それから記入する、という流れです。
混同しやすいのが、最後に出勤する日と、職員として在籍する最後の日です。年休を消化する場合、この2つはずれます。書類に書くのは、在籍する最後の日にあたる退職希望日です。
もう1つ、上司へ退職を切り出す時期と、書類の提出期限も別ものです。前者は相談の話、後者は規程の話になります。年度途中に辞めたい場合も、まずは所属先と調整する対象になります。
ボーナスの基準日を確かめて退職希望日を選ぶ
期末手当や勤勉手当には、在職しているかどうかを見る基準日があります。退職希望日をいつにするかで、支給の扱いが変わることがあるため、日付を決める前に条件を確認しておくと安心です。
私は5月末に退職しており、その年の夏の手当は受け取っていません。ただ、どの日付が有利になるかは、勤め先の規程と個人の事情で変わります。退職希望日と支給の条件を、必ず照らし合わせて確認してください。
金額の計算や支給の条件については、退職時期とボーナスの関係を確認するで詳しく整理しています。
年休の予定と最終出勤日を分けて退職日を決める
残っている年休をどこまで使うかで、最終出勤日は変わります。年休を取ってから退職する場合、最後に出勤する日と在籍が切れる日はずれます。
先に人事や上司と年休の予定を相談し、そのうえで退職希望日を書くと、あとで書類を直さずに済みます。退職希望日の欄に最終出勤日を書いていないか、記入したあとで必ず確かめてください。
年休の相談の進め方は、年休消化と最終出勤日の決め方を確認するにまとめました。
退職願の提出期限は所属先の服務規程で確かめる
「退職は何日前までに伝えればいいのか」という疑問には、全国共通の答えがありません。地方公務員法には「辞職」という語が出てこず、期限が国の法律で一律に決められているわけでもないからです。実際の期限は、各自治体の条例や服務規程で決まっています。
具体例を挙げます。東京都の職員服務規程では、特別の事由がある場合を除き、退職しようとする日の10日前までに退職願を提出すると定められています。これは東京都職員服務規程の適用対象となる職員についての規定です。他の自治体の職員や、別の規程が適用される職員へ一律には当てはめられません。
なお、民法には「期間の定めのない雇用は、解約の申入れから2週間で終了する」という規定があります。ですが、これは雇用契約についての条文です。公務員が提出から2週間で必ず辞められる根拠としては使えません。自分の期限は、必ず所属先の規程で確かめてください。
年度途中の退職は5月に辞めた私の例で考える
公務員の退職は年度末が当たり前、という前提で書かれた記事は多いです。私が実際に職員でなくなったのは5月末で、年度の途中でした。理由は単純で、転職先の入社時期に合わせたからです。
ですので、年度途中の退職は制度として不可能というわけではありません。ただし、希望した日がそのまま通る保証もありません。引き継ぎや後任の配置と合わせて、所属先と調整することになります。
差が出るのは、日付の管理です。書類に関わる日付は4つあります。並べて確認しておくと、記入のときに迷いません。
| 確認する日付 | 意味 | 自分の予定 |
|---|---|---|
| 退職希望日 | 職員として在籍する最後の日 | （空欄のまま確認する） |
| 提出期限 | 規程で決まっている書類の締切 | （空欄のまま確認する） |
| 最終出勤日 | 最後に出勤する日 | （空欄のまま確認する） |
| 提出日 | 実際に書類を渡す日 | （空欄のまま確認する） |
これは記入前に整理するための確認例で、私が提出した書類を再現したものではありません。年度途中に辞めたときの実際の動き方は、私が5月に市役所を退職した経験を読むに書きました。
公務員の退職届は指定様式に沿って正しく書く
記入する項目は、指定様式があればそれが優先します。自由書式で書く場合でも、書く内容は表題、理由、退職希望日、提出日、所属と職名と氏名、宛名の6つに整理できます。この6つを取り違えず、署名や押印の指定も満たしているかを確認してください。記入漏れや表記の誤りがないかも、あわせて見直します。
一般的な文例は、記入の考え方を知るために使ってください。文例をそのまま清書するのではなく、自分の所属先の指定に合わせて置き換えるのが正しい使い方です。指定様式が項目を埋める形になっている場合は、文例の言い回しは不要になります。
私儀と一身上の都合は指定様式に合わせて書く
自由書式の文例では、本文の書き出しに「私儀」と置く形がよく使われます。これは「私のことですが」という意味の前置きで、本文の1行目を低い位置から書き始める形式に合わせたものです。
項目を埋める形の指定用紙では、この前置きが不要なこともあります。自分の理由を細かく書くべきかどうかも、様式によって変わります。自己都合で辞める場合、理由欄は「一身上の都合により」と記す例が案内されることが多いです。
ただし、理由の書き方や別の説明書類が指定されている場合は、そちらに従ってください。上司にどう説明するかという話は、書類の記入とは別の準備になります。
退職希望日と提出日を区別して所属氏名を書く
書類の中で混ざりやすいのが日付です。退職希望日は在籍の最終日、提出日は書類を渡す日で、別の欄になります。所属と職名は、辞令に記載されている表記に合わせると迷いません。
| 記載項目 | 記入の考え方 | 間違えやすい点 |
|---|---|---|
| 表題 | 指定様式の表題をそのまま使う | 一般的な見本の表題に差し替えてしまう |
| 理由 | 自己都合なら一身上の都合と記す例が多い | 細かい事情まで書き込む |
| 退職希望日 | 職員として在籍する最後の日を書く | 最終出勤日を書いてしまう |
| 提出日 | 実際に書類を渡す日を書く | 作成した日のまま出す |
| 所属と職名と氏名 | 辞令の表記に合わせて書く | 略称や通称で書く |
| 宛名 | 指定された役職と氏名を書く | 直属の上司の名前を書く |
指定様式がある場合は、この表は考え方の確認だけに使ってください。人事に確認して指定様式がないと分かった場合は、必要な項目と作成方法を聞いたうえで、次の文例の該当箇所を自分の情報へ置き換えます。
私儀、一身上の都合により、○年○月○日をもって退職いたしたく、お願い申し上げます。
これは公式の様式ではなく、どの欄に何を書くかを確かめるための説明用の文例です。日付の部分には、所属先と調整した退職希望日を入れます。表題、提出日、所属と職名と氏名、宛名は、確認した書式に従って別に記入します。
宛名は任命権者の役職と氏名を確認して整える
宛名に書く相手と、実際に書類を手渡す相手は、同じとは限りません。宛名は任命権者でも、渡すのは直属の上司という職場は多いです。
任命権者が誰になるかは、職員の身分によって変わります。市長部局の職員と、教育委員会や企業局の職員では、宛名が異なることがあります。私は総務部総務課と教育委員会総務課の両方に在籍しましたが、宛名は市役所という名称だけで判断せず、所属先の指定で確認してください。
役職名、氏名、敬称の3つは、指定様式か人事担当の案内で確認してください。「市役所の職員なら全員が市長宛て」と考えて書くと、直してもらうことになります。
退職届の用紙と封筒は所属先の指定に合わせる
手書きでなければいけないかという疑問には、作成方法は所属先の指定によります、というのが答えになります。庁内の様式ファイルをパソコンで開いて入力する運用もあれば、手書きで用意する運用もあります。
用紙や封筒を買いそろえる前に、指定を確認してください。先に文具を買っても、庁内に配布用紙があれば使わずに終わります。
もう1つ、作成方法と提出方法は別に確認する必要があります。パソコンで作れることと、メールなどで提出できることは、同じ意味ではありません。
用紙のサイズと縦書きの指定を確認して選ぶ
配布用紙や指定のファイルがあるなら、それを使うのがいちばん確実です。指定が見つからないときは、人事担当に用紙のサイズと、縦書きか横書きかの扱いを聞いてください。
民間向けの解説では、A4またはB5の白い便箋で縦書き、と案内されていることが多いです。ただ、これは一般的な実務例であって、全国共通の条件ではありません。あなたの所属先の指定が、見本よりも優先します。
手書きとパソコンの可否を人事担当に確認する
本文をパソコンで入力してよいかどうかと、署名や押印をどうするかは、分けて確認してください。本文は入力でよいが署名は自筆で、という運用もあります。
手書きする場合は、黒のボールペンや万年筆を使う例が案内されています。これは実務上の慣習で、法律で決まっているわけではありません。消えるインクのペンだけは避けたほうが安全です。
電子的な提出を認めているかどうかも、所属先によって違います。作成方法とあわせて聞いておくと、提出の段階で慌てずに済みます。
封筒の表書きと裏書きは提出方法に合わせる
紙の書類を封筒に入れて出す場合、白い無地の封筒を使う例が一般的です。表面には書類の名称を、裏面には所属と氏名を書きます。手渡しする場合は封をしない運用もあるため、ここも確認の対象になります。
- 封筒が必要かどうかを、提出先に確認します。
- 表面に書く名称は、書類の表題と一致させます。
- 裏面には、所属と氏名を書きます。
- 封をするかどうかは、提出方法を伝えたうえで提出先に確認します。
庁内の便箋や封筒が指定されているなら、それを使ってください。市販の封筒より、指定されたもののほうが確実です。
退職届は指定された経路で提出し承認を確かめる
書類を手渡した時点では、退職が決まったわけではありません。書類を渡したことと、退職が承認されたことは、手続きとしては別の段階です。渡して安心してしまうと、修正の連絡に気づくのが遅れます。
提出は、所属先で確認した経路で行ってください。所属長を経由する形が多いものの、これも全国一律ではありません。
提出したあとは、受領、内容の確認、承認の状況、そして退職日の通知まで、段階ごとに確認していきます。確認の相手と方法を先に聞いておくと、あとから追いかけずに済みます。
宛名と実際に書類を渡す相手を分けて確認する
任命権者宛ての書類だからといって、本人へ直接持参するわけではありません。多くの場合は所属長に渡し、そこから人事の担当部署へ回ります。誰に渡し、どこを経由するのかは、事前に聞いておいてください。
書類を出す前に、口頭で退職の意思を伝える場面もあります。私も3月の上旬に上司へ伝えてから、手続きが動き出しました。切り出し方や相談の時期については、退職を伝える時期と伝え方を確認するで詳しく書いています。
提出した書類の控えと提出先への連絡を残す
提出した内容は、後から確認できるように記録を残してください。書いた内容、提出した日時、渡した相手、修正を求められた点、次に確認する先の5つがあれば十分です。
控えを取る場合は、所属先の情報の取り扱いルールに従ってください。控えを持っているだけで、受領や承認が済んだとは判断できません。控えと連絡の記録は、提出後に内容や経緯を確認するために残しておきます。
書類の受領と承認を分けて退職日まで確認する
提出後に確認したいのは、書類が受け取られたか、内容に不備がないか、修正が必要かの3点です。続けて、承認の状況、退職の通知がいつどの形で来るか、退職日がいつになるかも確かめます。
順序も通知の方法も、所属先によって変わります。
国家公務員については、人事院規則に定めがあります。職員から書面で辞職の申出があったときは、任命権者は特に支障のない限りこれを承認する、という内容です。この規定は、地方公務員へそのまま適用されるものではありません。地方公務員の提出方法と承認の手続きは、所属先の規程で確認してください。
引き継ぎや貸与品の返却、共済や保険の切り替えも並行して進みます。そちらの全体像は、退職手続き全体を時系列で確認するにまとめました。
退職届が受理されないときと撤回の扱いを確認する
「受理されない」と感じたときは、まずどの段階で止まっているのかを確かめてください。受け取ってもらえないのか、不備があるのか、処理の途中なのか、承認されたかどうかが分からないだけなのかで、次にすることが変わります。
引き止めの言葉と、書類の処理状況も別ものです。上司が渋っていても、手続き自体は進んでいることがあります。理由と現在の担当部署を聞くと、状況がはっきりします。
提出したあとで気持ちが変わった場合も、自己判断で放置しないでください。撤回を希望するなら、その意向を早く伝えるのが先です。自分では出せない事情があるときは、相談先を分けて考えます。
受け取られない理由と手続きの進み具合を聞く
状況を4つに分けると、確認する内容と相手がはっきりします。法的に拒否できるかどうかを議論する前に、事実関係を押さえるほうが早いです。
| 状況 | 確認する内容 | 相談する先 |
|---|---|---|
| 書類を受け取ってもらえない | 理由と、指定された提出経路 | 人事担当 |
| 不備や修正を指摘された | 修正する箇所と、再提出の方法 | 指摘した担当者 |
| 提出後に連絡がない | 現在の処理段階と、次の連絡予定 | 受付先または人事担当 |
| 承認されたか分からない | 決定の有無と、通知の方法 | 人事担当 |
連絡がないことを、承認されたものとみなさないでください。話し合いで解決せず、法的な判断が必要になる場合は、公務員の案件を扱う弁護士へ相談する方法もあります。
退職願を撤回したいときは承認状況を確認する
提出したあとで考えが変わることは、実際にあります。その場合は、撤回したいという意向を人事担当へ早く伝え、いま手続きがどこまで進んでいるかを確認してください。
承認前だと案内されたなら、撤回の申出の方法と、必要な手続きを聞きます。すでに承認されていると案内されたなら、変更や取り消しについて相談できるかを聞くことになります。どちらか分からないなら、その確認から始めます。
「承認前なら必ず撤回できる」「承認後は絶対に無理」と決めつけないでください。扱いは所属先の規程と、そのときの状況によって変わります。
自分で提出できない事情に合わせて相談先を選ぶ
体調を崩している、職場へ行くこと自体がつらい、という状態で書類を出せない人もいます。この場合、まず人事担当へ連絡し、提出の方法を相談してください。郵送や代理での提出、電子的な提出が認められるかは、所属先の判断になります。
強い対立があり、法的な判断が必要な場面では、公務員の案件に対応する弁護士へ相談する方法があります。公務員の退職代行は、対応できる事業者が限られます。依頼を検討するなら、まず対応の可否と依頼できる範囲を確認するところからです。
私自身は退職代行を使わずに辞めました。費用の相場や依頼後の流れは、公務員の退職代行で費用と流れを確認するで整理しています。
退職届は必要事項を最終確認してから提出する
書き終えたら、提出する前に所属先の指定と照らし合わせてください。とくに見落としやすいのが、日付と宛名の欄です。未確認の欄を残したまま提出すると、差し戻しや再確認で手続きに時間がかかることがあります。
私は、一般的な見本をきれいに仕上げることよりも、所属先で確認した条件に合わせるほうが早く終わると思っています。書類としての体裁より、指定に合っているかどうかが先にきます。
提出したあとの確認先も、この段階で決めておいてください。渡したところで手続きが終わるわけではありません。
提出前に書類と退職希望日の食い違いを直す
完成した書類は、次の6点を照らし合わせてください。最初に人事へ聞いた5項目が「書く前の準備」だとすれば、こちらは「出す前の照合」になります。
- 表題が、指定された様式の表題と一致しているかを見ます。
- 宛名の役職と氏名、敬称が、確認したとおりかを見ます。
- 退職希望日が在籍の最終日になっていて、提出日と混ざっていないかを見ます。
- 所属と職名と氏名が、辞令の表記と合っているかを見ます。
- 署名や押印の指定を満たしているかを見ます。
- 提出期限と提出経路が、規程で確認した内容と合っているかを見ます。
未確認の項目は人事へ聞いてから書類を仕上げる
分からない欄が残っているなら、埋める前に聞いてください。聞くことをまとめておくと、一度の連絡で片づきます。不明な欄、根拠を確認したい規程、提出後の照会先の3つです。
回答をもらったら、その内容に沿って書類を仕上げ、指定された経路で提出します。退職の手続きは、書類の完成で終わりではなく、承認の確認まで含めて1つの流れです。そこまで押さえておけば、辞める日まで落ち着いて過ごせます。
私は市役所に15年以上勤務し、35歳だった2022年5月に年度途中で退職しました。この記事は、その経験と原典で確認した資料をもとに、書類の準備と提出後の確認事項を整理したものです。
書類の準備を進めるなかで判断に迷うことがあれば、お問い合わせページからご連絡ください。私の経験でお答えできる範囲で回答します。制度の適用や個別の法律相談については、所属先の人事担当や専門家へご確認をお願いします。
