退職届を出して承認された結果として受け取るのが、退職辞令です。異動のたびに見てきた辞令でも、自分の退職の辞令となると、いつどこで渡されるのか、転職先に出すものなのかが急に分からなくなります。
私は市役所を年度途中の5月末に辞め、翌月1日から民間企業で働き始めました。総務部総務課・保険年金課・教育委員会総務課の3部署を経験した立場から、退職辞令の中身と受け取り方、なくしたときの対応や転職先への出し方を書きます。
公務員の退職辞令とは？誰が出す何を書いた文書か
退職辞令は、任命権者があなたの退職を発令したことを本人に伝える文書です。退職届や辞職願を出し、それが承認された結果として交付されるもので、本人が請求して出してもらう証明書とは性格が違います。
書かれるのは氏名と職名、発令の内容、発令の年月日、発令者です。地方公務員の辞令は自治体ごとの辞令の規程に沿って作られ、国家公務員は人事院の通知に基づく「人事異動通知書」がこれに当たります。
交付式の有無と辞令の受け取りは別の話なので、受け取り方は後の章で整理します。
退職辞令は任命権者が退職を発令する文書
辞令を出すのは、職員を任命している任命権者です。市長部局の職員なら市長、教育委員会事務局の職員ならその委員会というように、所属ごとに任命権者が決まっています。
徳島市の規程は、市長の事務部局の職員に出す辞令に市長印を押すと定めています。辞令の名義は任命権者で決まるので、任命権者が教育委員会である職員の辞令は、市長ではなく教育委員会の名で出ます。
退職届・辞職願が承認されてから辞令が出る
辞令は、退職届を出せば自動的に届くものではありません。本人の申し出、任命権者の承認、辞令の交付という順番で進み、辞令は承認の結果を本人に知らせる役目を果たします。
承認より前に辞令が出ることはないので、まず退職届が受け付けられ、承認されたかを確かめるのが先になります。退職届の提出経路と承認の確かめ方は、退職届の記事にまとめています。
（関連記事）退職届は指定された経路で提出し承認を確かめる
辞令書と交付式は別物｜受け取り方は人事に確認
辞令書は文書そのもの、辞令交付式はそれを手渡す場です。年度末に大勢が退職する時期には、退職者を集めて交付式を開く自治体もあります。
式に出ることと辞令を受け取ることは別なので、式がない時期に辞めても、受け取り方を人事担当と決めておけば困りません。どこでどう受け取るかは自治体の運用で決まります。
国家公務員は人事異動通知書で辞職承認を受ける
国家公務員の場合、辞令に当たるのは人事異動通知書です。人事院の通知は、氏名・現官職・異動内容・年月日・任命権者を記載し、辞職の場合は「辞職を承認する」と書くと定めています。
交付の方法や時期までは通知に書かれていないので、所属していた府省の人事担当に聞いておくと確実です。
退職辞令の文面はどう読む？徳島市の規程を例に
辞令が届いたとき、一文が短すぎて不安になるかもしれません。徳島市の規程では、辞令の文面は前書・発令事項・末文の3つで構成され、本人の申し出による退職は「徳島市職員 氏名 願により本職を免ずる」と書くよう定めています。
「願により」は本人の申し出によること、「本職を免ずる」は今の職を解くことを表します。末文には発令の年月日と発令者名が入ります。
退職手当の扱いは国と自治体で違うので、この章の最後で分けて書きます。
自分の自治体の決まりは、例規集で「辞令」と検索すると確かめられます。
前書・発令事項・末文の3部構成｜徳島市の規程
徳島市の「辞令の書式に関する規程」は、辞令を前書、発令事項、末文の順に書くと定めています。前書は辞令を受ける人の表示で、今の職員に出すときは職名と氏名を書きます。
発令事項が辞令の中身で、末文が発令の年月日と発令者名です。辞令の規程は自治体ごとに定められていて、書き方の細部も違うので、自分の辞令は所属の規程と照らして読みます。
自発的退職は「願により本職を免ずる」
徳島市の規程の文例では、職員の自発的意思による退職をこの形で書きます。「願により」が付いていることで、本人の申し出による退職だと読み取れます。
同じ規程では、懲戒による免職の辞令に「地方公務員法第29条第1項に掲げる理由により」のような根拠の条文が書かれます。「願により」と書く自発的な退職とは、はっきり書き分けられています。
なお、再任用の職員が任期満了で退職する場合は、「定年前再任用の任期の満了により退職とする」のような別の文例が定められています。
退職者に付ける「元」と発令日の読み方の注意
徳島市の規程には、すでに退職した人に辞令を出すときは、職名の前に「元」を付けるという決まりもあります。退職そのものの辞令は在職中の職員に出すものなので、前書は「徳島市職員」のままです。
末文の発令年月日は、辞令が発せられた日を示します。
辞令の日付をそのまま退職日として転職先の書類に書く前に、退職日として扱う日付を人事担当に確認しておくと、書類どうしの食い違いを防げます。
退職手当の知らせ方は国と自治体で違う
徳島市の退職の文例には、退職手当の金額は含まれていません。国家公務員の場合は、退職手当の支給に関する事項も通知書で知らされます。
人事院の通知は、その書き方を「退職手当として金 円を支給する（根拠法令の条項）」と定めています。
地方公務員の退職手当は、自治体ごとの退職手当条例に基づいて支給されます。通知の有無や名前、届く時期は自治体ごとに違うので、辞令と一緒に届くとは限りません。
（出典）徳島市：辞令の書式に関する規程
辞令・退職証明書・人事異動通知書の違いを比較
辞令があれば、退職証明書は要らないのでしょうか。辞令・退職証明書・人事異動通知書・退職手当の通知の4つは役割が違うので、場面で使い分けます。
辞令は任命権者が出す発令の文書で、退職証明書は本人が請求して出してもらう証明です。人事異動通知書は国家公務員の辞令に当たり、退職手当の通知は手当について知らせる文書です。
転職先の在籍確認に使うのは辞令の写しか退職証明書で、どちらを出すかは転職先の指定で決まります。辞令の交付と退職の効力の関係は、所属の規程と人事担当に確かめます。
4つの書類を発行元と用途で比較する表
名前が似ていても、出す人と出るきっかけで分けると見分けられます。
| 書類 | 出す人 | 出るきっかけ | 主な使い道 | 対象 |
|---|---|---|---|---|
| 退職辞令 | 任命権者（市長・教育委員会など） | 退職の承認・発令 | 退職したことを本人に知らせる | 地方公務員 |
| 人事異動通知書 | 任命権者（各府省） | 辞職の承認 | 「辞職を承認する」と本人に知らせる | 国家公務員 |
| 退職証明書 | 勤めていた自治体・府省 | 本人の請求 | 転職先への提出、健康保険などの手続き | 地方・国家 |
| 退職手当の通知 | 任命権者など | 退職手当の支給決定 | 手当の支給について知らせる | 国家公務員は通知書（地方は自治体ごと） |
辞令は発令文書で証明書は請求して出る文書
辞令は退職のときに交付される発令の文書で、原本があとから再交付されるとは限りません。退職証明書は、必要なときに本人が請求すれば出してもらえる証明です。
何の手続きにどの書類を出すかは、用途から逆引きできるように別記事で整理しています。
（関連記事）用途別に何を出す？退職証明書と代わりの書類の逆引き
辞令の交付と退職の効力は所属の規程で確認
辞令を受け取っていないと退職が成り立たないのか、という点は一律には言えません。退職がいつから効力を持つかは、任命権者の承認や発令日、退職日の扱いによって変わるので、所属の規程や運用を人事担当に確かめます。
気になるときは、人事担当に確定した退職日と辞令を受け取る予定日を確認します。受け取りが退職日よりあとになる場合も、その退職日で手続きが終わるかを確かめておくと安心です。
入社日との順番は、転職先への出し方の章でまとめて書きます。
退職辞令はいつ受け取る？年度途中と有給消化の場合
有給消化に入る前日、机を片づけながら「辞令はいつもらえるのか」と気になる場面です。受け取る時期と場所は、退職日が年度末か年度途中か、最終出勤日と退職日が同じかずれるかで変わります。
年度末は退職者に交付式を開く自治体があり、年度途中は所属や人事課で個別に受け取る形が考えられますが、いずれも自治体の運用次第です。有給消化で最終出勤日が退職日より前になるなら、どこでどう受け取るかを退職届を出す段階で人事に聞いておくと迷いません。
私が辞めたのは5月末で、年度末ではなく年度途中の退職でした。
年度末の交付式と年度途中の個別交付の違い
3月末には多くの職員が一度に退職するため、首長などが辞令を手渡す交付式を開く自治体があります。年度途中に辞める人は人数が少なく、所属や人事課で個別に受け取る形になることが考えられます。
交付式への出席の扱いも、自治体や年度によって違います。式があるかどうかより、自分の辞令をいつ・どこで・どう受け取るかを人事担当と決めておくことのほうが大切です。
有給消化で最終出勤日と退職日がずれる場合
有給をまとめて使うと、最後に職場へ行く日と退職日が離れます。このとき辞令を受け取る方法は、最終出勤日に受け取る、退職日以降に取りに行く、郵送してもらうの3つが考えられます。
最終出勤日に受け取れるかどうかは必ず確認しておきます。退職のパターン別に、人事に聞いておきたいことをまとめると次のようになります。
| 退職のパターン | 人事に確認すること |
|---|---|
| 年度末に退職する | 交付式の日時と出欠、欠席した場合の受け取り方 |
| 年度途中に退職する | 受け取る場所（所属か人事課か）と日付 |
| 有給消化で最終出勤日が早まる | 最終出勤日に受け取れるか、退職日以降の来庁か郵送か |
私が5月末に辞めたときの退職日と入社日
私が年度途中の5月に辞めたのは、転職先の入社時期に合わせたためです。5月末に退職し、翌月1日から新しい職場で働き始めたので、空白は0日でした。
5月に辞めると決めた経緯や、職場に伝えてから最終日までの流れは別記事に書いています。
（関連記事）私が2022年5月に市役所を辞めた実体験
受け取り方を人事に確認するチェックリスト
退職届を出すときに、辞令についても次の点をまとめて聞いておくと、最終出勤日や入社直前に慌てずに済みます。
- 辞令を受け取る方法（手渡しか、来庁か、郵送か）
- 受け取る日付（最終出勤日か、退職日以降か）
- 交付式の有無と、出席が必要かどうか
- 辞令に記載される日付と、退職日として扱う日付
- 退職手当についての通知が別に届くかどうか
- 転職先に出す場合に、退職証明書もあわせて頼めるか
辞令以外に退職日までに済ませる手続きと出す書類は、手続き全体の記事に一覧があります。
（関連記事）退職日までに職場で済ませる手続きと出す書類
郵送・紛失・再交付はどうする？証明書で代える考え方
やることは、郵送の依頼、紛失したときの確認、受け取った原本の保管の3つです。郵送で受け取りたいなら退職届を出す段階で人事担当に頼み、なくしたら再交付できるかを確かめ、難しければ退職証明書などで代えます。
受け取ったあとは、原本を保管して写しをとっておきます。
郵送に応じるかどうかも、再交付に応じるかどうかも自治体ごとの扱いです。一方で、大阪市のように退職した職員が郵送で請求できる証明を用意している自治体もあるので、辞令が手元になくても退職の事実は別の書類で証明できます。
郵送してもらえるかは人事担当へ事前に確認
有給消化中で最終出勤日のあとに職場へ行けない人は、辞令を郵送してもらえるかを人事担当に聞きます。頼むなら退職届を出す段階が確実です。
送り先の住所や、返信用封筒が要るかも一緒に確かめておきます。退職日以降の発送になると入社日に間に合わないことがあるので、そのときは転職先に受け取る予定日を先に伝えておきます。
紛失したら再交付の可否を聞き証明書で代える
辞令をなくしたとき、再発行（再交付）に応じるかどうかは自治体ごとの扱いで、応じない場合もあります。まず人事担当に確認し、難しいと言われたら、提出先に別の証明で代えられるかを確かめたうえで、退職の事実を示す証明を請求します。
大阪市は退職した職員向けに、退職証明、在職（期間）証明、職歴や実務経験に関する証明などを郵送で請求できるようにしています。発行の手数料は無料と案内しています。
請求先や期限の考え方は、退職証明書の記事で詳しく書いています。
（関連記事）退職証明書はいつ・どこに請求する？期限と所要日数
退職辞令は原本を保管し写しを2部とる
辞令の原本は再交付されるとは限らないので、受け取った日に保管の段取りまで済ませておくと安心です。やることは次のとおりです。
- 受け取ったら、氏名・職名・発令事項・日付に誤りがないかを確かめる
- 写しを2部とり、1部は転職先への提出用、1部は自分の控えにする
- 原本は、履歴書に書いた職歴の裏づけとして自宅で保管する
- スマートフォンで撮影した画像も残しておく
- 退職手当の通知や源泉徴収票と同じファイルにまとめる
写しを先にとっておけば、転職先から急に在籍の確認を求められても、その日のうちに送れます。
（出典）大阪市：各種証明書の取り寄せ方法について【大阪市職員を退職した方対象（教員・講師等を除く）】
転職先に退職辞令の写しを出す場面と出し方
転職先とのやり取りは、確認する順番を決めておけば短く済みます。転職先が確かめたいのは在籍と退職日なので、辞令の写しで足りるか、退職証明書が要るかは転職先の指定で決まります。
指定がなければ「退職辞令の写しで足りるか」を先に聞き、退職証明書を指定されたら元の職場の人事課に請求します。入社日は退職日の翌日以降に置き、辞令が入社日までに届かないときは受け取る予定日を先に伝えます。
写しを送るときは、短い一言を添えるだけで十分です。
転職先が辞令の写しで足りるとした場合
転職先が辞令の写しでよいと言ったら、原本は渡さず、コピーかPDFを送ります。氏名、職名、発令事項、日付が読める状態にしておけば足ります。
徳島市の規程でいえば、辞令に書かれるのは職名・氏名・発令事項・発令の年月日・発令者名で、個人番号のような情報は含まれません。転職先の指定ごとの対応をまとめると、次のようになります。
| 転職先の指定 | 対応 |
|---|---|
| 辞令の写しでよい | 原本は手元に残し、写しかPDFを送る |
| 退職証明書を指定 | 辞令の写しで代えず、元の職場の人事課に請求する |
| 指定がない | 辞令の写しで足りるかを先に聞く |
転職先が退職証明書を指定したときの対応
辞令の写しで代えず、指定された書類を出すほうが、確認のやり取りが増えずに済みます。退職証明書は退職日以降に発行されることがあるので、入社手続きの提出期限を転職先に確かめてから請求します。
期限に間に合いそうにないときは、請求済みであることと届く見込みの日を伝え、辞令の写しを先に送ってよいかを聞きます。証明書が届いたら、あらためて送ります。
請求のしかたは、先に紹介した退職証明書の記事にまとめています。
辞令が入社日に間に合わないときの確認
入社日は、退職日と重ならないように退職日の翌日以降に置きます。
辞令の受け取りが退職日よりあとにずれそうなときも、先に確かめるのは辞令の到着ではなく、退職日が確定しているかどうかです。退職日と受け取る予定日を転職先に伝えたうえで、後日の提出でよいか、提出期限はいつかを確認します。
転職先が後日の提出を認めたら、辞令が届いてから期限までに写しを送ります。
退職日と入社日をつなぐときの注意点は、有給消化の記事にまとめています。
（関連記事）退職日と入社日をつなぐときの3つの注意点
転職先へ辞令の写しを送るときの一言文例
写しを送るメールは、何を添付したかを書き、退職証明書が要るなら期限はいつかを聞くだけで足ります。日付と書類名は、自分の状況に合わせて書き換えてください。
件名：退職辞令の写しの送付
人事ご担当者様
〇月〇日付で退職した旨の辞令の写しを添付いたします。退職証明書が必要でしたら前職の人事課に請求しますので、提出期限をお知らせいただけますと幸いです。
まとめ｜公務員の退職辞令は人事に確認し原本を保管
退職辞令は任命権者が退職を発令する文書で、本人が請求する退職証明書とは別物です。辞令そのものより、受け取り方と写しの扱いを先に決めておくことが、転職の手続きを止めない近道です。
徳島市の規程では自発的な退職は「願により本職を免ずる」と書かれ、国家公務員の人事異動通知書には「辞職を承認する」と書かれます。受け取り方は年度末か年度途中か、最終出勤日と退職日がずれるかで変わるので人事に確認します。
なくしたときは、人事担当に再交付できるかを聞き、難しければ提出先に退職証明書などで代えられるかを確かめて請求します。受け取った原本は保管し、写しを2部とっておきます。
今日やること3つ｜人事への確認と原本の保管
退職届を出す段階から、次の3つを順に進めておくと入社直前に慌てません。
- 人事担当に、辞令を受け取る方法と日付、郵送できるかを聞く
- 転職先に、辞令の写しで足りるか、退職証明書が要るかを確かめる
- 辞令を受け取ったら写しを2部とり、原本を保管する
辞令は受け取って終わりではなく、転職先や次の手続きで職歴を示すときに役立つ書類です。原本と写しを分けて持っておくのが、いちばん手堅いと私は考えています。
退職証明書の請求と手続き全体は別記事で確認
退職前後には、辞令のほかにも多くの書類をやり取りします。退職届から健康保険・年金の切り替えまでの順番は、手続き全体の記事で時系列に並べています。
退職証明書の請求は、先に紹介した退職証明書の記事を見てください。
（関連記事）公務員の退職手続きの全体像と時系列チェックリスト
退職の時期や転職の進め方で迷っていることがあれば、お問い合わせページからお気軽にご連絡ください。
※この記事は徳島市の規程・人事院の通知・大阪市の案内と私の経験をもとにしています。辞令の書式や交付の方法、郵送・再交付の扱いは自治体や府省によって違うため、実際の手続きは所属の人事担当に確認してください。
